Praca zdalna w kodeksie pracy pojawiła się na stałe w 2023 roku i od tego momentu przestała być kwestią dobrej woli: przepisy dotyczące pracy zdalnej precyzują, kto za co płaci, kto odpowiada za bezpieczeństwo i co wolno skontrolować. Poniżej mapa obowiązków pracodawcy i pracownika, bez prawniczego żargonu, z częścią praktyczną o tym, jak faktycznie powinno wyglądać stanowisko do pracy w domu.
Definicja pracy zdalnej z kodeksu: praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Trzy elementy tej definicji mają praktyczne skutki:
Uzgodnienie pracy zdalnej następuje przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Osobny tryb to polecenie wykonywania pracy zdalnej: pracodawca może je wydać tylko w okolicznościach nadzwyczajnych, na przykład w stanie zagrożenia epidemicznego albo gdy zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy jest czasowo niemożliwe z powodu siły wyższej, i tylko jeśli pracownik złoży oświadczenie, że ma warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Polecenie pracy zdalnej pracodawca może cofnąć w każdym czasie z wyprzedzeniem co najmniej dwóch dni; pracownik, u którego zmieniły się warunki, informuje o tym niezwłocznie, a pracodawca cofa polecenie. Poza tymi wyjątkami nikt nie może jednostronnie kazać pracownikowi wykonywać pracę z domu.
Dwa obszary, które w praktyce budzą najwięcej pytań, zanim przejdziemy do zasad:
Wypadek przy pracy. Zdarzenie w domu podczas wykonywania pracy zdalnej przez pracownika podlega zgłoszeniu i postępowaniu powypadkowemu jak wypadek w zakładzie pracy. Zespół powypadkowy przeprowadza oględziny miejsca wypadku w terminie uzgodnionym z pracownikiem albo jego domownikiem; przepisy kodeksu pracy każą przy tym szanować prywatność. Granica bywa dowodowa: upadek przy odbieraniu prania między spotkaniami trudniej powiązać z wykonywaniem pracy niż poparzenie kawą przy biurku w godzinach pracy.
Ochrona danych. Pracodawca określa procedury ochrony danych osobowych na potrzeby pracy zdalnej, a pracownik potwierdza zapoznanie się z nimi i ich przestrzega. Ekran niewidoczny dla domowników, blokada komputera, zamykana szafka na dokumenty: to są rzeczy, które regulaminy opisują wprost i które podlegają kontroli.
Zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa w porozumieniu ze związkami zawodowymi, a gdy ich nie ma albo porozumienia nie osiągnięto, w regulaminie pracy zdalnej po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Jeśli firma nie ma ani porozumienia, ani regulaminu, zasady można ustalić w poleceniu pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym bezpośrednio z pracownikiem.
Co regulamin powinien obejmować: grupy pracowników objęte pracą zdalną, zasady pokrywania kosztów, zasady ustalania ekwiwalentu albo ryczałtu, zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy, zasady kontroli wykonywania pracy, kontroli BHP i kontroli przestrzegania procedur ochrony danych. Zasady wykonywania pracy zdalnej określone w tych dokumentach wiążą obie strony: pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną. W praktyce regulamin jest dokumentem, do którego wraca się przy każdym sporze, więc ogólniki w rodzaju „koszty zwracane po uzgodnieniu” mszczą się po roku.
Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązki, których nie można przerzucić na pracownika:
Materiały i narzędzia pracy. Pracodawca zapewnia materiały i narzędzia pracy oraz urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej: laptop, telefon, oprogramowanie, akcesoria. Alternatywnie strony mogą uzgodnić używanie prywatnych narzędzi pracy pracownika, ale wtedy należy się ekwiwalent pieniężny albo ryczałt odpowiadający ich zużyciu.
Koszty. Pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, a także inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy, jeśli tak ustalono. Pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej nie stanowi przychodu pracownika w rozumieniu przepisów podatkowych, co czyni ryczałt wygodnym dla obu stron. W praktyce firmy rozliczają to ryczałtem miesięcznym, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom, nie być kwotą symboliczną.
Instalacja, serwis, konserwacja narzędzi pracy. Po stronie pracodawcy, chyba że uzgodniono inaczej z użyciem ekwiwalentu.
Szkolenia i pomoc techniczna. Pracownik wykonujący pracę zdalną ma prawo do szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania takiej pracy.
Czego kodeks nie nakazuje wprost: zakupu mebli do domu pracownika. Biurko i krzesło w mieszkaniu pracownika nie są „narzędziem pracy” w rozumieniu przepisów i tu zaczyna się szara strefa, o której niżej.
Osobna instytucja to okazjonalna praca zdalna: do 24 dni w roku kalendarzowym, wyłącznie na wniosek pracownika. W tym trybie pracodawca nie ma obowiązku pokrywania kosztów ani zapewniania narzędzi, bo zakłada się incydentalny charakter. To tryb na „muszę być w domu na odbiór przesyłki”, nie na stałą hybrydę; firmy, które rozliczają całą pracę zdalną jako okazjonalną, robią to wbrew konstrukcji przepisów.
Wniosek pracownika o pracę zdalną jest co do zasady prośbą, którą pracodawca może odrzucić. Wyjątkiem są grupy, których wniosek jest wiążący: pracownice w ciąży, rodzice dzieci do lat 4, opiekunowie osób z niepełnosprawnościami. Pracodawca może odmówić tylko wtedy, gdy rodzaj pracy albo organizacja pracy na to nie pozwalają, na przykład praca przy maszynie nie nadaje się do miejsca wykonywania pracy zdalnej, i musi uzasadnić odmowę na piśmie.
Działa to też w drugą stronę: każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, z terminem powrotu uzgodnionym, nie dłuższym niż 30 dni.
Tu przepisy dotyczące pracy zdalnej są najciekawsze, bo dzielą odpowiedzialność nietypowo. Pracodawca realizuje wobec pracownika zdalnego obowiązki z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy z wyłączeniami: nie odpowiada za stan budynku, w którym mieszka pracownik, ani nie organizuje mu pomieszczenia. Sporządza za to ocenę ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej i przekazuje informację o zasadach bezpiecznego wykonywania pracy.
Pracownik przed rozpoczęciem składa oświadczenie, że jego stanowisko pracy zdalnej zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Organizacja stanowiska, z uwzględnieniem wymagań ergonomii, leży po stronie pracownika. Wypadek przy pracy zdalnej podlega zgłoszeniu jak każdy inny, a oględziny miejsca wypadku przeprowadza się w terminie uzgodnionym z pracownikiem, z poszanowaniem jego prywatności.
Kontrola: pracodawca może kontrolować wykonywanie pracy zdalnej, BHP i ochronę danych w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika, w sposób uzgodniony i nienaruszający prywatności pracownika oraz innych osób w mieszkaniu.
Przepisy mówią „z uwzględnieniem wymagań ergonomii”, praktyka mówi konkretnie. Minimalny zestaw, który spełnia wymogi rozporządzenia o stanowiskach z monitorami ekranowymi (obowiązuje też przy pracy zdalnej):
Realny problem pracy w domu jest inny niż w biurze: dzień bez dojazdów i spacerów do sali konferencyjnej potrafi zejść poniżej tysiąca kroków, a te same cztery ściany zacierają granicę między pracą a resztą doby. Zmiana pozycji w ciągu dnia robi się ważniejsza, nie mniej ważna: biurko z regulacją wysokości pozwala przełamać bezruch bez wychodzenia z wideokonferencji, a proporcje siedzenia i stania rozpisaliśmy w tekście o pracy na stojąco.
Coraz więcej firm dofinansowuje meble do pracy zdalnej, mimo że kodeks wprost tego nie nakazuje. Rachunek jest prozaiczny: pracownik z bólem pleców pracuje gorzej i choruje częściej, a odpowiedzialność za wypadek przy pracy zdalnej i tak dotyka pracodawcę. Ergonomiczne stanowisko w domu pracownika to tańsza polisa niż absencje.
Jeżeli firma chce podejść do tematu systemowo, przygotowaliśmy ofertę biurek z regulacją dla zespołów na stronie Zdrowe Biurka dla firm, a pojedyncze stanowisko domowe najprościej zbudować na stelażu z elektryczną regulacją wysokości pod istniejącym blatem albo na gotowym komplecie biurko elektryczne LIVE.
Zapewnienie materiałów i narzędzi pracy oraz urządzeń technicznych, pokrycie kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, instalacja i konserwacja narzędzi, szkolenia i pomoc techniczna, ocena ryzyka i informacja BHP oraz określenie zasad w regulaminie pracy zdalnej albo porozumieniu.
Co do zasady nie, wniosek pracownika nie jest wiążący. Wyjątki: pracownice w ciąży, rodzice dzieci do lat 4 i opiekunowie osób z niepełnosprawnościami, którym można odmówić tylko z powodu rodzaju pracy albo organizacji pracy, z pisemnym uzasadnieniem.
Kodeks pracy nakazuje zapewnić narzędzia pracy i urządzenia techniczne, a meble nie są w przepisach wymienione wprost. Część firm dofinansowuje je dobrowolnie w regulaminie pracy zdalnej, traktując ergonomię stanowiska jako profilaktykę absencji.
Tak samo jak biurowe stanowisko z monitorem: ekran na wysokości oczu, osobna klawiatura przy laptopie, krzesło z regulacją, blat na wysokości łokci i przerwy po każdej godzinie pracy przy monitorze. Oświadczenie o bezpiecznych i higienicznych warunkach pracy składa pracownik.
Do 24 dni w roku kalendarzowym, na wniosek pracownika. W tym trybie pracodawca nie pokrywa kosztów ani nie zapewnia narzędzi.
Tak, w zakresie wykonywania pracy, BHP i ochrony danych, w godzinach pracy pracownika i w sposób uzgodniony, nienaruszający prywatności pracownika oraz jego domowników.
Poznaj ciekawostki ze świata efektywności i zdrowej pracy przy biurku.
Kodeks pracy przerzuca na pracodawcę narzędzia, koszty i BHP pracy zdalnej, ale stanowisko w domu urządza pracownik. Kto za co odpowiada, punkt po punkcie.
Producent podaje 160 kg, blat zjada 30, monitory kolejne 15. Jak czytać udźwig stelaża, żeby biurko nie pracowało na granicy przez następne pięć lat.
